Der Prozess der Kommunikation bezieht sich auf die Übertragung oder den Durchgang von Informationen oder Nachrichten vom Sender durch einen ausgewählten Kanal zum Empfänger unter Überwindung von Hindernissen, die das Tempo beeinflussen.
Der Kommunikationsprozess ist ein zyklischer Prozess, der mit dem Absender beginnt und mit dem Absender in Form von Rückmeldungen endet. Er findet in der gesamten Organisation nach oben, nach unten und seitlich statt.
Der Kommunikationsprozess als solcher muss eine kontinuierliche und dynamische Interaktion sein, die sich auf viele Variablen auswirkt und von diesen beeinflusst wird.
Der Kommunikationsprozess besteht aus bestimmten Schritten, wobei jeder Schritt das Wesentliche einer effektiven Kommunikation darstellt.
Im Folgenden wird eine kurze Analyse der wichtigen Schritte des Kommunikationsprozesses vorgenommen.
Die verschiedenen Elemente des Kommunikationsprozesses
Wir werden nun die verschiedenen Elemente des Kommunikationsprozesses kennenlernen.
Absender
Die Grundlage des Kommunikationsprozesses wird von der Person gelegt, die die Nachricht übermittelt oder sendet. Er ist der Absender der Nachricht, die ein Gedanke, eine Idee, ein Bild, ein Symbol, ein Bericht oder ein Befehl sein kann, sowie Haltungen und Gesten, sogar ein kurzes Lächeln. Der Absender ist also der Initiator der Nachricht, die übermittelt werden soll. Nachdem er die Idee, die Information usw. generiert hat, kodiert er sie so, dass sie vom Empfänger gut verstanden werden kann.
Nachricht
Als Nachricht wird die Information bezeichnet, die durch Worte, wie z. B. in Sprache und Schrift, Zeichen, Bilder oder Symbole übermittelt wird, je nach Situation und Art und Bedeutung der zu übermittelnden Information. Die Nachricht ist das Herzstück der Kommunikation. Sie ist der Inhalt, den der Absender dem Empfänger vermitteln möchte. Sie kann verbal sein, sowohl schriftlich als auch mündlich, oder nonverbal, d. h. in Form von Bildern oder Symbolen usw.
Kodierung
Verschlüsselung bedeutet, dass die angestrebte Botschaft in ein geeignetes Medium übertragen wird, das je nach Situation, Zeit, Raum und Art der zu übermittelnden Botschaft verbal oder nonverbal sein kann. Der Absender formt die Botschaft in eine Reihe von Symbolen, Bildern oder Wörtern, die dem beabsichtigten Empfänger übermittelt werden sollen. Die Kodierung ist ein wichtiger Schritt im Kommunikationsprozess, da eine falsche und unangemessene Kodierung die eigentliche Absicht des Kommunikationsprozesses zunichte machen kann.
Kanal
Kanal(e) bezieht sich auf die Art und Weise, wie die Nachricht fließt oder übertragen wird. Die Nachricht wird über einen Kanal übertragen, der den Absender mit dem Empfänger verbindet. Die Nachricht kann mündlich oder schriftlich sein und über ein Memorandum, einen Computer, ein Telefon, ein Mobiltelefon, eine App oder ein Fernsehgerät übermittelt werden.
Da jeder Kanal seine Vor- und Nachteile hat, ist die richtige Wahl des Kanals für eine effektive Kommunikation von größter Bedeutung.
Empfänger
Der Empfänger ist die Person oder Gruppe, für die die Nachricht bestimmt ist. Er kann ein Zuhörer, ein Leser oder ein Zuschauer sein. Jede Nachlässigkeit seitens des Empfängers kann die Kommunikation unwirksam machen. Der Empfänger muss die gesendete Nachricht so gut wie möglich verstehen, damit die wahre Absicht der Mitteilung erreicht wird. Das Ausmaß, in dem der Empfänger die Nachricht entschlüsselt, hängt von seinem Wissen über den Gegenstand der Nachricht, seiner Erfahrung, seinem Vertrauen und seiner Beziehung zum Absender ab.
Der Empfänger ist ein ebenso wichtiger Faktor im Kommunikationsprozess wie der Absender. Er ist das andere Ende des Prozesses. Der Empfänger sollte in der Lage sein, die Nachricht zu empfangen, d. h. er sollte den Kommunikationskanal aktiv haben und nicht mit anderen Gedanken beschäftigt sein, die ihn dazu veranlassen könnten, der Nachricht nicht genügend Aufmerksamkeit zu schenken.
Dekodierung
Unter Dekodierung versteht man die Interpretation oder Umwandlung der gesendeten Nachricht in eine verständliche Sprache. Es bedeutet einfach, die Nachricht zu verstehen. Nachdem der Empfänger die Nachricht erhalten hat, interpretiert er sie und versucht, sie so gut wie möglich zu verstehen.
Rückmeldung
Das Feedback ist der letzte Aspekt des Kommunikationsprozesses. Es bezieht sich auf die Reaktion des Empfängers auf die Nachricht, die ihm der Sender geschickt hat. Rückmeldungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Nachricht effektiv kodiert, gesendet, dekodiert und verstanden wurde.